Registro horario digital: qué debe saber tu empresa en Mallorca antes de que se apruebe
Llevas meses oyendo que el «fichaje digital» va a ser obligatorio. Puede que incluso algún proveedor de software te haya llamado con prisa para que cambies de sistema «antes de que sea tarde». Vamos a separar lo que es obligatorio hoy de lo que todavía es un borrador, porque confundirlo te puede hacer gastar dinero antes de tiempo, o llegar tarde cuando de verdad toque.
En Bonet Asesores llevamos más de 40 años acompañando a empresas en Mallorca. En este artículo, te explicamos todo sobre el registro horario digital.
¿Qué es obligatorio hoy? El registro horario existe desde 2019
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019). Esta obligación no es nueva y no depende de ningún decreto pendiente: ya existe, sin excepción por tamaño de empresa ni sector.
Lo que la ley actual permite es registrar la jornada tanto en formato digital como en papel o Excel, siempre que el sistema sea fiable y verificable. Eso es precisamente lo que va a cambiar.
¿Qué está en tramitación? El registro exclusivamente digital
El Gobierno lleva desde septiembre de 2025 tramitando un Real Decreto que eliminaría el papel y el Excel como métodos válidos, obligando a un sistema digital, trazable e inmutable, accesible para la Inspección de Trabajo en remoto.
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Fecha |
Hito |
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Septiembre 2025 |
El Consejo de Ministros aprueba tramitar el Real Decreto de forma independiente de la reforma de la jornada de 37,5 horas |
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Octubre-diciembre 2025 |
Consulta pública e informes de organismos como la Agencia Española de Protección de Datos |
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Marzo 2026 |
El Consejo de Estado emite dictamen desfavorable, cuestionando el impacto económico para pymes y las garantías de protección de datos |
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Verano 2026 |
El Ministerio de Trabajo revisa el texto e informa que pretende llevarlo a Consejo de Ministros antes del parón de agosto |
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Julio 2026 |
Trabajo y Economía anuncian que la tramitación se retoma en septiembre de 2026 |
¿Cuál es el estado real a día de hoy?
Esto es importante: el Real Decreto todavía no se ha aprobado ni publicado en el BOE. No hay ninguna fecha oficial confirmada de entrada en vigor. Una vez se publique en el BOE, al tratarse de un Real Decreto (y no de una ley que necesite trámite parlamentario), entraría en vigor pocos días después, pero a día de hoy sigue siendo una previsión, no un hecho.
Mientras tanto, sigue vigente el RDL 8/2019: registro obligatorio, formato libre (digital o analógico) siempre que sea fiable.
¿Por qué no conviene esperar a que se publique para prepararse?
Aunque el formato digital exclusivo aún no sea obligatorio, la Inspección de Trabajo ya está sancionando los registros que considera poco fiables: hojas sueltas sin firma, cuadrantes que se modifican a posteriori, sistemas sin trazabilidad.
En un sector como la hostelería, con turnos partidos, horas extra en temporada alta y rotación de personal, un registro deficiente es un riesgo hoy, no solo cuando se apruebe el nuevo decreto. Si además necesitas repasar cómo se calculan y registran esas horas extra en tu negocio, puedes consultar nuestro artículo sobre horas extra en hostelería según el convenio de Baleares.
Qué puede hacer tu empresa ya
- Revisar si tu sistema actual de control de turnos permite reconstruir entradas, salidas y horas extra con trazabilidad real.
- No tomar decisiones de compra de software por la urgencia anunciada: todavía no hay fecha de entrada en vigor ni texto definitivo.
- Documentar bien los cambios de turno de temporada, especialmente en hostelería, donde los cuadrantes cambian con frecuencia.
Bonet Asesores te ayuda a revisar si tu sistema de control horario actual es fiable, sin esperar a que se apruebe el nuevo decreto
En Bonet Asesores, asesoría laboral en Mallorca, seguimos la tramitación de esta norma y avisaremos a nuestros clientes en cuanto haya fecha de publicación en el BOE, sin adelantar plazos que todavía no existen.
¿Quieres saber si tu sistema actual de control horario te expone a sanciones hoy, antes de que llegue el nuevo decreto? Habla con nuestro equipo.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Es obligatorio ya el registro horario digital?
No. Es obligatorio el registro horario en general desde 2019, pero se puede hacer en papel, Excel o digital. La obligación de que sea exclusivamente digital está en tramitación, sin fecha de entrada en vigor confirmada.
¿Cuándo entrará en vigor?
No hay fecha oficial. El Ministerio de Trabajo pretendía llevarlo a Consejo de Ministros antes del parón de agosto de 2026; en julio de 2026 se anunció que la tramitación se retoma en septiembre. Una vez publicado en el BOE, entraría en vigor en pocos días por tratarse de Real Decreto.
¿Puede la Inspección de Trabajo sancionarme ahora si uso papel o Excel?
Sí, si el sistema no es fiable o no permite comprobar el cumplimiento real. Esa obligación de fiabilidad ya existe desde 2019, independientemente del nuevo decreto.
¿Afecta esta norma a todas las empresas por igual?
El texto en tramitación se ha planteado para todas las empresas con personal, sin distinción de tamaño, aunque se ha propuesto dar un plazo adicional de adaptación a las pymes. Forma parte de negociaciones aún abiertas, no es definitivo.
¿Debo esperar a que se apruebe el decreto para cambiar de sistema de fichaje?
No. Puedes adoptar ya un sistema digital fiable sin esperar al texto definitivo. Adelantarte reduce el riesgo de sanción hoy por un registro poco fiable, y evita las prisas de última hora cuando se publique el decreto.
