¿Qué libros de contabilidad debe llevar una empresa y cuándo es obligatorio presentarlos?
Toda sociedad mercantil, sea una SL de hostelería en Palma o una empresa de tecnología turística, está obligada a llevar dos libros contables y a legalizarlos en el Registro Mercantil antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
No hacerlo no tiene una multa automática del propio Registro, pero la contabilidad mal llevada sí puede costarte entre 150 y 600 euros por infracción tributaria, según lo que Hacienda encuentre.
En este artículo de Bonet Asesores te contamos qué libros de contabilidad debe llevar una empresa y cuándo es obligatorio presentarlos.
¿A quién obliga la ley?
El Código de Comercio (artículos 25 a 28) obliga a llevar libros de contabilidad a todo empresario que ejerza su actividad a través de una sociedad mercantil: limitadas, anónimas, laborales y cooperativas, tengan o no beneficio en el ejercicio.
Los autónomos tienen un régimen distinto según cómo tributen. En estimación directa normal llevan los mismos libros que una sociedad, aunque no están obligados a legalizarlos.
En estimación directa simplificada llevan libros registro más sencillos (ventas, compras, bienes de inversión). En módulos no tienen obligación de llevar libros contables, aunque sí de conservar facturas.
Qué libros hay que llevar exactamente
La contabilidad obligatoria de una sociedad limitada se compone de dos libros:
- Libro Diario: registra día a día todas las operaciones de la empresa. Se admite la anotación conjunta por periodos no superiores al trimestre, siempre que el detalle conste en otros registros.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abre con el balance inicial, recoge trimestralmente los balances de comprobación y transcribe al cierre el inventario final y las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria).
El Libro Mayor, aunque se usa en la práctica de cualquier asesoría contable o programa de software, no es obligatorio legalizarlo: recoge la misma información que el Diario en otro formato.
Aparte de estos dos libros contables, las sociedades tienen que llevar también libros societarios, que no son lo mismo aunque se legalicen en el mismo trámite: el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios (en sociedades limitadas) o el Libro de Acciones Nominativas (en anónimas).
Plazos: elaboración, legalización y depósito
Son tres plazos distintos y conviene no mezclarlos. Para una empresa con ejercicio natural (cierre a 31 de diciembre):
| Trámite | Plazo | Fecha límite (ejercicio natural) |
| Elaboración y cierre de la contabilidad | 3 meses desde el cierre | 30 de marzo |
| Legalización en el Registro Mercantil | 4 meses desde el cierre | 30 de abril |
| Depósito de las cuentas anuales | 1 mes desde la aprobación en Junta (que debe celebrarse en los 6 meses siguientes al cierre) | hasta 30 de julio, en el peor de los casos |
¿Y qué pasa si no cumples?
Aquí conviene separar dos cosas que se confunden con frecuencia.
- Legalizar los libros fuera de plazo en el Registro Mercantil no tiene sanción directa. El Registrador simplemente hace constar en la diligencia que la presentación fue tardía, lo que queda anotado en el historial mercantil de la empresa (algo que sí puede generar desconfianza ante bancos, socios o inversores) y resta valor probatorio a los libros en caso de conflicto con terceros.
- Donde sí hay sanciones económicas es en la vía tributaria. El artículo 200 de la Ley General Tributaria considera infracción grave el incumplimiento de las obligaciones contables y registrales: multa fija de 150 euros con carácter general, 300 euros si el retraso en la llevanza de la contabilidad supera los cuatro meses, y multa proporcional del 1% de la cifra de negocios (mínimo 600 euros) si directamente no se lleva contabilidad. Además, una contabilidad mal llevada puede calificarse como anomalía sustancial en una inspección, lo que agrava cualquier otra infracción tributaria.
¿Cómo se legalizan los libros?
Desde 2015 la legalización solo puede hacerse de forma telemática, a través de la plataforma del Colegio de Registradores de España. Necesitas certificado digital, generar los libros en formato electrónico desde tu programa de contabilidad y subirlos antes de que termine el plazo de cuatro meses.
El Registro Mercantil de Baleares tramita la legalización de las empresas con domicilio en Mallorca por esta misma vía.
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En Bonet Asesores llevamos más de 40 años acompañando a empresas de Mallorca con su contabilidad. Lo que más vemos no es el desconocimiento de la obligación, sino el desorden de plazos: empresas que cierran la contabilidad a tiempo pero se olvidan de legalizar los libros antes de abril, o que confunden el libro de actas con el libro contable y presentan uno sin el otro.
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Preguntas frecuentes sobre los libros de contabilidad
¿Cuáles son los libros contables obligatorios por ley?
El Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, exigidos por el Código de Comercio a toda sociedad mercantil. A estos se suman los libros societarios (Actas y Registro de Socios o de Acciones), que se legalizan en el mismo trámite pero regulan otra materia.
¿Es obligatorio legalizar el Libro Mayor?
No. El Libro Mayor es un libro auxiliar habitual en cualquier programa de contabilidad, pero el Código de Comercio no exige legalizarlo: recoge la misma información que el Libro Diario en otro formato.
¿Qué pasa si legalizo los libros contables fuera de plazo?
El Registro Mercantil lo admite igualmente, pero anota que la presentación fue tardía. No hay multa mercantil directa, aunque sí puede haber sanción tributaria si Hacienda considera que hubo retraso en la llevanza de la contabilidad.
¿Los autónomos tienen que legalizar libros contables en el Registro Mercantil?
Los autónomos en estimación directa normal pueden hacerlo de forma voluntaria, pero no están obligados. Los que están en estimación directa simplificada o en módulos no tienen esta obligación, aunque sí deben conservar sus libros registro y sus facturas.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
Al menos seis años desde el último asiento realizado, según el Código de Comercio, con independencia de que la sociedad se haya disuelto o liquidado.
