En Bonet Asesores vemos esta situación en pymes de toda Mallorca, y no siempre hace falta llegar a juicio para resolverla. En este artículo repasamos, paso a paso, cómo reclamar una factura impagada: desde la vía amistosa hasta el procedimiento judicial, cuándo prescribe la deuda y qué opciones tienes si el cliente o proveedor sigue sin responder.
Antes de reclamar: comprobar que la factura es correcta
Antes de enviar cualquier reclamación, conviene revisar que la factura cumple los requisitos legales. Una factura incompleta o mal emitida puede complicar después la reclamación, incluso en vía judicial. Debe incluir:
- Nombre o razón social y NIF del emisor y del destinatario.
- Número y fecha de la factura.
- Descripción clara del producto o servicio prestado.
- Importe total, impuestos aplicables y condiciones de pago.
También conviene tener presente el plazo legal de pago: la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un máximo de 30 días naturales, ampliable por acuerdo entre empresas hasta 60 días. Superado ese plazo sin cobrar, la factura impagada entra en morosidad y puedes empezar a reclamarla.
Reclamación de impagos por vía amistosa
La vía extrajudicial es siempre el primer paso, y en muchos casos basta para resolver el impago sin más complicaciones. El orden habitual es:
- Llamada o email de recordatorio, con tono cordial, indicando el importe y la factura pendiente.
- Requerimiento de pago por escrito, con el importe adeudado, el número y fecha de la factura, y un plazo máximo para pagar.
- Burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, si el requerimiento anterior no obtiene respuesta. Este paso deja constancia fehaciente de que has reclamado el pago, y suele incluir la advertencia de que, en caso de impago, se iniciarán acciones legales.
Esta fase amistosa no es obligatoria por ley, pero sí muy recomendable: reduce costes, acelera el cobro en muchos casos y sirve como prueba documental si el asunto termina en los tribunales.
El procedimiento monitorio: la vía judicial más rápida para reclamar una factura impagada
Si el requerimiento amistoso no ha llegado a ningún acuerdo, el siguiente paso es la vía judicial. El procedimiento monitorio, regulado por el artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, es la vía más habitual para reclamar facturas impagadas, porque es más rápida y económica que un juicio ordinario.
Para poder acudir al monitorio, la deuda debe ser:
- Dineraria, de cualquier importe (no hay límite de cuantía).
- Líquida y determinada: un importe concreto, no una estimación.
- Vencida y exigible: ha superado el plazo de pago pactado.
- Acreditable con documentos: la propia factura, además de contratos, albaranes, emails o el burofax enviado previamente.
El procedimiento sigue un esquema sencillo:
| Paso | Qué ocurre |
|---|---|
| 1. Petición inicial | Se presenta en el juzgado del domicilio del deudor, junto con la documentación que acredita la deuda. |
| 2. Requerimiento de pago | El juzgado admite la petición y requiere al deudor el pago, con un plazo de 20 días para pagar u oponerse. |
| 3. Resultado | El deudor paga, no responde (se ejecuta el pago) o se opone (pasa a juicio verbal u ordinario). |
Para presentar la petición inicial del procedimiento monitorio no hace falta abogado ni procurador, sea cual sea el importe reclamado: es una característica del propio procedimiento. La necesidad de abogado y procurador solo entra en juego si el deudor se opone y el asunto pasa a juicio: por debajo de 2.000 € tampoco son obligatorios; entre 2.000 € y 6.000 € se tramita como juicio verbal, y por encima de esa cifra, como juicio ordinario, en estos dos casos sí son preceptivos.
Cuándo prescribe una factura impagada
Una duda habitual al plantear una reclamación de impagos es cuánto tiempo hay para actuar antes de perder el derecho a cobrar. La regla general, según el artículo 1964 del Código Civil, es de 5 años desde que la factura vence y deja de pagarse. Pasado ese plazo sin haber reclamado, se pierde la posibilidad de exigir el pago por vía judicial.
Ahora bien, existen matices: algunos supuestos concretos (como determinadas ventas entre profesionales o el cobro de honorarios) pueden tener plazos de prescripción más cortos por normativa específica.
Por eso, antes de dar por perdida una factura impagada antigua (o de esperar sin actuar), conviene que un profesional revise el caso concreto: el plazo puede variar según el tipo de operación, y además se interrumpe si el deudor reconoce la deuda o si se inicia una reclamación formal.
Intereses de demora: qué más puedes reclamar además del importe
Cuando una factura impagada entra en mora, la Ley 3/2004 permite reclamar, además del principal, los intereses de demora generados desde que venció el plazo de pago. Si el proceso llega a juicio y el deudor no paga voluntariamente, también se pueden repercutir las costas procesales, aunque estas suelen limitarse a un porcentaje del importe reclamado.
Si tu empresa tributa en régimen general de IVA, un impago prolongado también tiene implicaciones fiscales: el IVA repercutido en la factura impagada se ha ingresado igualmente a Hacienda, aunque no se haya cobrado. Existe un procedimiento para recuperar ese IVA cumpliendo ciertos plazos y formalidades, algo que conviene revisar junto con tu asesoría fiscal para no dejarlo pasar.
¿Compensa externalizar el cobro de impagados?
Además de la vía amistosa y la judicial, existe una tercera opción: encargar la gestión de cobros a un tercero especializado en recuperación de impagados. Puede tener sentido cuando tu negocio no dispone de tiempo o recursos internos para hacer seguimiento de varios deudores a la vez, especialmente si además hay clientes fuera de Mallorca o del territorio nacional. Antes de contratar este tipo de servicio, conviene comparar comisiones y comprobar qué parte del proceso (extrajudicial o también judicial) cubre realmente.
No dejes que un impago pare tu negocio
Una factura impagada no es solo un problema puntual: si se acumulan varios clientes morosos, afecta directamente a la tesorería y a la capacidad de tu empresa para asumir sus propios pagos. Cuanto antes se actúe (con un requerimiento claro y, si hace falta, la vía judicial) más fácil es recuperar el dinero.
En Bonet Asesores contamos con abogados propios dentro de nuestro equipo de asesoría jurídica en Mallorca, especializados en reclamaciones de cantidad entre empresas y con proveedores
Si además necesitas revisar la parte fiscal del impago (como la recuperación del IVA repercutido) nuestro equipo de asesoría fiscal puede acompañarte en todo el proceso. No olvides contactarnos.
Preguntas frecuentes sobre reclamar facturas
¿Cómo reclamar una factura impagada paso a paso?
Primero por vía amistosa (llamada, email o burofax) y, si no hay respuesta, mediante el procedimiento monitorio ante el juzgado del domicilio del deudor, aportando la factura y la documentación que acredite la deuda.
¿Cuándo prescribe una factura impagada?
Por norma general, a los 5 años desde su vencimiento (artículo 1964 del Código Civil), aunque algunos supuestos concretos tienen plazos distintos que conviene verificar caso por caso.
¿Es obligatorio enviar un burofax antes de reclamar judicialmente una factura impagada?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable: deja constancia de que has reclamado el pago formalmente, algo que ayuda si el caso termina en los tribunales.
¿Necesito abogado para reclamar facturas impagas?
Para presentar el procedimiento monitorio, no, independientemente del importe. Solo hace falta abogado y procurador si el deudor se opone y el caso pasa a juicio por una cuantía superior a 2.000 €.
¿Puedo cobrar intereses además del importe de la factura?
Sí. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad permite reclamar intereses de demora desde que venció el plazo de pago, además del principal adeudado.
¿Qué pasa si el deudor no responde al requerimiento judicial?
Si no paga ni se opone en el plazo de 20 días, el juzgado dicta la ejecución del pago, lo que puede derivar en el embargo de bienes o cuentas del deudor.
¿Se puede recuperar el IVA de una factura impagada?
Sí, existe un procedimiento específico para recuperar el IVA repercutido en facturas impagadas, sujeto a plazos y requisitos formales que conviene revisar con tu asesoría fiscal antes de que caduquen.
