Inspección laboral en tu empresa: qué comprueban y cómo prepararte para no tener problemas

Llaman a la puerta del despacho. Se identifican como inspectores de trabajo. Y en ese momento, muchos gerentes sienten que el mundo se les cae encima, aunque no hayan hecho nada mal.

La inspección laboral es uno de los procedimientos más temidos por las empresas, pero también uno de los más malentendidos. No siempre llega por una denuncia. No siempre implica una sanción. Y, sobre todo, no tiene por qué pillar desprevenida a una empresa que lleva su gestión laboral en orden.

En Bonet Asesores acompañamos a empresas de Mallorca en su cumplimiento laboral desde hace más de 40 años. Sabemos que el problema no suele ser la voluntad de cumplir, sino no tener claro qué se revisa, qué documentación hay que tener preparada y cómo actuar cuando llega el inspector.

Este artículo responde exactamente a eso.

Qué es la Inspección de Trabajo y quién la realiza

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público dependiente del Ministerio de Trabajo y Economía Social responsable de vigilar que se cumpla la normativa laboral y de Seguridad Social en España. Sus funciones abarcan desde verificar contratos y nóminas hasta revisar las condiciones de seguridad en el puesto de trabajo.

El inspector puede actuar por iniciativa propia, por denuncia de un trabajador o extrabajador, o como parte de campañas sectoriales planificadas por la propia administración. Lo que muchas empresas desconocen es que la mayoría de las actuaciones inspectoras no nacen de una denuncia, sino de comprobaciones rutinarias o de los planes anuales de la ITSS.

En 2024, la Inspección de Trabajo realizó más de 1,2 millones de actuaciones en España y detectó infracciones en aproximadamente el 35% de los casos. Los ámbitos más revisados fueron el registro de jornada, la contratación temporal y la prevención de riesgos laborales.

Por qué puede llegar una inspección laboral a tu empresa

Conocer los motivos más frecuentes ayuda a entender que una visita de la Inspección no implica necesariamente que algo esté mal. Las razones habituales incluyen:

• Denuncia de un trabajador o extrabajador. Es el motivo que más alarma genera, pero no el más frecuente. Un empleado que considera que se han vulnerado sus derechos puede presentar una denuncia ante la ITSS, que entonces inicia una actuación inspectora.
• Campañas sectoriales. La Inspección diseña cada año planes de actuación específicos para determinados sectores. La hostelería es uno de los que recibe mayor atención habitual, por la complejidad de sus jornadas, el uso frecuente de contratos temporales y la estacionalidad del empleo.
• Anomalías detectadas por la Seguridad Social. Si el sistema identifica irregularidades en las cotizaciones, trabajadores dados de alta fuera de plazo o contratos que no cuadran con las bases declaradas, puede activarse una actuación inspectora de oficio.
• Accidentes laborales. Cualquier accidente en el centro de trabajo puede desencadenar una visita para comprobar si se han cumplido las medidas de prevención de riesgos laborales.
• Control rutinario. Sin motivo específico. La empresa simplemente entra dentro del plan de inspecciones periódicas de la zona o el sector.

Qué revisa la Inspección de Trabajo: áreas de comprobación

Una visita de inspección laboral puede abarcar uno o varios ámbitos. Lo habitual es que el inspector llegue con un objeto concreto, aunque si durante la visita detecta irregularidades en otras áreas, también puede extender su actuación.

Estas son las materias que la ITSS puede revisar:

• Contratos de trabajo y contratación. Que todos los trabajadores tengan contrato en vigor, que la modalidad contractual corresponda a la relación laboral real y que no se estén utilizando contratos temporales en fraude de ley.
• Alta en la Seguridad Social. Que todos los empleados estén dados de alta antes de comenzar a trabajar. Una sola persona trabajando sin alta el día de la visita puede derivar en una sanción grave.
• Nóminas y retribución. Que los salarios abonados sean conformes al convenio colectivo aplicable y al Salario Mínimo Interprofesional vigente. En hostelería en Baleares, esto implica tener actualizadas las tablas del XVII Convenio Colectivo de Hostelería de les Illes Balears.
• Registro de jornada. Obligatorio para todas las empresas desde 2019. El registro debe ser diario, reflejar la hora de entrada y salida real de cada trabajador y conservarse durante al menos cuatro años. Es uno de los focos de atención más frecuentes en las inspecciones actuales.
• Horas extraordinarias. Si existen, deben estar registradas, compensadas o retribuidas conforme a lo que establezca el convenio colectivo.
• Prevención de riesgos laborales. Evaluación de riesgos actualizada, formación de los trabajadores en PRL, planificación de la actividad preventiva y, si aplica, plan de emergencia.
• Igualdad y no discriminación. Registro retributivo obligatorio para todas las empresas. Plan de igualdad para aquellas con 50 o más trabajadores.
• Documentación sobre representación de los trabajadores. Si la empresa tiene delegados de personal o comité de empresa, debe cumplir con las obligaciones de información y consulta.
• Normativa sobre trabajadores extranjeros. Autorización de trabajo vigente para cada trabajador extranjero que no sea ciudadano de la UE.

Qué revisa la Inspección por sectores: el caso de la hostelería en Baleares

La hostelería es, históricamente, uno de los sectores con mayor intensidad inspectora. Los motivos son claros: jornadas irregulares, alta rotación de personal, estacionalidad marcada y uso frecuente de contratos fijos discontinuos.

En el contexto de Baleares, los inspectores prestan especial atención a:

• El cumplimiento del convenio de hostelería, especialmente tras la entrada en vigor del XVII Convenio en 2025 con subidas salariales retroactivas al 1 de abril. Empresas que no hayan actualizado sus tablas o no hayan abonado los atrasos son un objetivo directo.
• El registro de jornada en temporada alta, cuando las jornadas se alargan y el control horario suele flaquear.
• Los contratos fijos discontinuos: que los llamados a trabajar estén dados de alta antes de incorporarse y que las condiciones de la convocatoria respeten lo pactado.
• La nocturnidad y sus complementos: en hostelería, el plus de nocturnidad debe aplicarse correctamente y reflejarse en nómina cuando las jornadas alcanzan el horario nocturno establecido.
• La situación de trabajadores temporeros y el correcto encuadramiento en la Seguridad Social durante toda la campaña.

Documentación que debes tener preparada

Esta es la documentación que un inspector puede solicitar en cualquier momento. Tenerla organizada y accesible reduce el tiempo de la visita y evita malentendidos.

Cómo actuar el día que llega el inspector

La manera en que una empresa responde durante la visita tiene consecuencias directas sobre el resultado. Actuar con transparencia y orden reduce la presión y transmite seriedad.

• Paso 1 – Solicitar identificación: Antes de dar acceso al inspector, se puede pedir que se identifique con su credencial oficial. Es un derecho de la empresa, no una descortesía.
• Paso 2 – Avisar al responsable o asesor: Idealmente, la persona que gestiona los recursos humanos o la asesoría laboral debe saber que hay una inspección en curso. Tienen derecho a estar presentes durante la visita.
• Paso 3 – Colaborar sin obstaculizar: No negarse a facilitar documentación, no ocultar información y no impedir el acceso a las instalaciones. La obstrucción a una inspección laboral está tipificada como infracción muy grave y puede conllevar sanciones de entre 6.251 y 187.515 euros.
• Paso 4 – Acompañar al inspector: Un responsable de la empresa debe estar presente en todo momento durante el recorrido. No se trata de vigilar al inspector, sino de poder aclarar dudas sobre la operativa, los turnos o la documentación.
• Paso 5 – Tomar nota de lo observado: Si el inspector señala alguna irregularidad durante la visita, conviene anotarlo para poder preparar alegaciones si fuera necesario.
• Paso 6 – Solicitar acta de la visita: Al finalizar, el inspector debe documentar su actuación. Exige que quede constancia escrita de lo revisado.

Qué es el acta de inspección y qué pasa después

Una vez concluida la visita, el inspector puede adoptar distintas medidas según lo que haya encontrado:

• Sin incidencias: La actuación se cierra sin consecuencias. El inspector puede emitir un requerimiento para que la empresa subsane alguna deficiencia menor en un plazo determinado, sin que ello implique sanción.
• Acta de infracción: Si el inspector considera que se ha cometido una infracción, levanta un acta de infracción en la que describe los hechos, la normativa infringida y la sanción propuesta. Esta acta no es la sanción definitiva: es el inicio de un procedimiento administrativo.

La empresa tiene derecho a presentar alegaciones en un plazo de 15 días hábiles. Si se acredita que los hechos no son como los describe el acta, o que existe una causa justificada, la sanción puede reducirse o eliminarse.

• Acta de liquidación: Si se detectan cotizaciones no ingresadas o trabajadores con irregularidades en la Seguridad Social, el inspector puede levantar también un acta de liquidación, obligando a abonar las cuotas pendientes más recargos.
• Medidas especiales: En casos de riesgo grave e inminente para la seguridad de los trabajadores, el inspector puede ordenar la paralización de la actividad hasta que se corrija la situación.

Además de la multa, una empresa sancionada puede perder el derecho a bonificaciones en cotizaciones y quedar excluida de subvenciones públicas durante un período determinado.

Cómo preparar tu empresa antes de que llegue la inspección

El mejor momento para revisar el cumplimiento laboral no es el día que llama el inspector. Es hoy.

Una auditoría laboral preventiva permite detectar y corregir irregularidades antes de que las encuentre la Inspección. Los puntos que conviene revisar con periodicidad son los contratos vigentes y su adecuación al convenio, el estado del registro de jornada, las altas en la Seguridad Social, las retribuciones respecto a las tablas del convenio aplicable y la documentación de prevención de riesgos.

En el sector de hostelería en Baleares, esto incluye verificar que los atrasos del convenio de 2025 se han abonado correctamente y que las nóminas recogen los complementos exigidos.

Si quieres saber qué decisiones laborales conviene analizar con antelación en tu empresa, puede ayudarte leer qué decisiones deberías analizar antes de contratar más personal en tu pyme, donde abordamos cómo construir una estructura laboral sólida desde el principio.

En Bonet Asesores te preparamos para cualquier inspección laboral

Tener la documentación en orden no es burocracia. Es la diferencia entre salir de una inspección sin consecuencias o enfrentarte a un expediente sancionador que puede costar miles de euros y meses de gestión.

En Bonet Asesores revisamos el cumplimiento laboral de tu empresa, identificamos los puntos de riesgo antes de que los encuentre la Inspección y te asesoramos en caso de que ya hayas recibido un acta o un requerimiento.

Si tienes dudas sobre cómo está tu empresa o quieres prepararte antes de una inspección laboral, contacta con nuestro equipo de asesoría laboral en Mallorca y lo revisamos juntos. 

Preguntas frecuentes sobre la inspección laboral en empresas