Top 5 características que debe tener tu software de facturación para cumplir con VeriFactu

Con la implantación progresiva de VeriFactu, muchas pymes y autónomos en España se preguntan algo fundamental: ¿Mi software de facturación actual será válido o tendré que cambiarlo antes de 2026?

La respuesta no depende de si el programa es moderno o fácil de usar, sino de si cumple los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y en la Ley 11/2021, que regulan los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).

Para ayudarte a evaluar tu software sin caer en confusiones ni en promesas de “compatibilidad” que después no se sostienen, aquí en Bonet Asesores tienes las 5 características esenciales que debe tener un programa para ajustarse correctamente a la normativa VeriFactu.

1. Sistema de integridad: huella digital y código QR en las facturas

La normativa exige que los registros sean íntegros e inalterables. Para garantizarlo, el software de facturación debe incorporar:

• • Mecanismos de firma o huella digital (hash) que permitan demostrar que una factura no ha sido manipulada tras su emisión.
    
  • Código QR o identificador verificable, que permita al receptor (o a la propia Agencia Tributaria) comprobar la validez del registro.
    

Importante:

La ley no obliga expresamente a una firma digital X.509 en cada factura, pero sí exige que exista un sistema de integridad y encadenamiento de registros. Si tu software no genera QR ni incorpora trazabilidad criptográfica, no está preparado.

2. Registro inalterable y trazabilidad completa

Un SIF válido no puede permitir borrar facturas ni editarlas sin dejar rastro. Cualquier corrección debe registrarse como:

• • Factura rectificativa, no como un cambio directo sobre la original.
    

El software debe bloquear:

• • Eliminación de facturas.
    
  • Modificación sin registro.
    
  • Alteración de fechas o importes sin trazabilidad.
    

Si tu programa permite “editar” o “borrar y volver a emitir”, la normativa lo considera no válido como SIF.

3. Compatibilidad con el formato oficial de registros VeriFactu

La normativa contempla dos modalidades:

SIF VeriFactu (con envío automático)

El software remite los registros de facturación a la AEAT en tiempo casi real.

SIF sin envío automático (no VeriFactu)

El programa genera y conserva los registros con los requisitos técnicos, aunque no los envíe de forma continua.

Ambas opciones son legales, pero solo los programas que remiten automáticamente pueden llamarse “VeriFactu”.

En cualquier caso, el sistema debe generar los registros estructurados oficiales, no simples exportaciones a Excel o PDF.

4. Historial detallado de cada acción

Para cumplir con los requisitos de trazabilidad y auditabilidad, el software debe registrar:

• • Quién generó la factura.
    
  • Qué cambios se realizaron.
    
  • Cuándo se emitió y, si aplica, cuándo se remitió.
    
  • La respuesta recibida por la AEAT (en sistemas VeriFactu).
    
  • El encadenamiento con registros anteriores y posteriores.
    

Esta trazabilidad protege tanto ante una inspección como ante errores operativos.

5. Conexión eficaz con la contabilidad o con tu asesoría

Aunque no es un requisito legal, sí es un requisito práctico para no perder productividad.

Un software alineado con el estándar VeriFactu debería:

• • Exportar la información en formato estructurado.
    
  • Integrarse mediante API.
    
  • Permitir el acceso automático por parte de tu asesoría.
    
  • Evitar duplicar tareas o introducir datos a mano.
    

VeriFactu nace para mejorar el control, pero también para reducir esfuerzo administrativo. Si tu software complica la gestión, puede estar cumpliendo la norma, pero no te aporta eficiencia.

No basta con “tener un software de facturación”: debe cumplir de verdad

En los próximos meses muchos proveedores dirán que “sus programas son compatibles”. Pero solo aquellos que cumplan todos los requisitos técnicos, legales y operativos serán realmente válidos.

Si no tienes claro si tu sistema actual es apto, lo primero es revisarlo frente a estas cinco claves.

En Bonet Asesores podemos ayudarte a evaluar tu caso para evitar:

• • Cambios de software innecesarios.
    
  • Migraciones incompletas.
    
  • Errores de facturación.
    
  • Incompatibilidades de última hora.
    

Si quieres garantizar una adaptación segura, sencilla y bien planificada, estamos aquí para ayudarte en cada paso. Hablemos y preparemos juntos tu facturación para la nueva etapa VeriFactu.

Preguntas frecuentes sobre software de facturación VeriFactu