Factura en papel o PDF: qué cambia con VeriFactu en Mallorca

La llegada de VeriFactu en 2026 marcará un antes y un después en la forma en que empresas y autónomos emiten, registran y conservan sus facturas.

Hasta ahora, los soportes tradicionales como el papel o el PDF eran suficientes para cumplir con la normativa fiscal. Sin embargo, el nuevo reglamento de sistemas informáticos de facturación introduce requisitos técnicos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad que cambiarán este escenario.

En este artículo de Bonet Asesores analizamos las diferencias entre la facturación tradicional y los nuevos estándares de VeriFactu, qué pasa con las facturas en papel y PDF.

Contexto: cómo se facturaba antes de VeriFactu

Antes del nuevo marco legal, las facturas podían emitirse y conservarse en distintos formatos (papel, PDF o sistemas de facturación digitales sin requisitos técnicos específicos) siempre que incluyeran la información obligatoria y se conservaran durante el plazo legal.

El problema:

• • No existía garantía de inalterabilidad.
    
  • La AEAT tenía dificultades para verificar operaciones.
    
  • Algunos formatos eran vulnerables a manipulación o pérdida.
    

La Ley 11/2021 y el Real Decreto 1007/2023 establecen un nuevo estándar: sistemas informáticos de facturación que impidan la manipulación y registren operaciones de forma segura.

Facturas en papel

La factura en papel ha sido durante décadas el formato predominante. Su validez jurídica se mantiene, pero presenta claras limitaciones:

• • No garantiza inalterabilidad.
    
  • Puede deteriorarse o extraviarse.
  • Su gestión y almacenamiento son costosos e ineficientes.

Facturas en PDF

Con la digitalización, el PDF se convirtió en la opción más cómoda y frecuente, especialmente para autónomos y pequeñas empresas.

Principales limitaciones del PDF tradicional:

• • Puede modificarse fácilmente.
    
  • No incorpora registro automático ni log de eventos.
    
  • No comunica datos a la AEAT.
    

Por ello, un PDF tradicional no cumple por sí solo con los requisitos que establece el nuevo reglamento de sistemas.

Limitaciones legales de papel y PDF

Ambos soportes pueden seguir existiendo, pero lo que determina la validez a futuro no es el formato en sí, sino el sistema de facturación que los genera.

Un documento emitido fuera de un software adaptado a los requisitos de VeriFactu puede considerarse no conforme, incluso aunque el soporte sea digital.

¿Qué es VeriFactu y cómo funciona?

VeriFactu forma parte del nuevo marco legal que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). No es estrictamente sinónimo de “factura electrónica”, sino un modelo de funcionamiento del software que garantiza:

• • Inalterabilidad de los registros.
    
  • Generación de trazas y eventos obligatorios.
    
  • Identificador único de cada factura.
    
  • Posibilidad de enviar registros a la AEAT (modalidad VeriFactu).
    

El envío en tiempo real a Hacienda es voluntario, pero el sistema debe estar preparado para ello.

¿Es obligatoria la factura electrónica en 2026?

La obligación de la factura electrónica en relaciones B2B proviene de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). 

VeriFactu, por su parte, regula la forma en que se generan y registran las facturas. Ambos sistemas son complementarios, pero no idénticos.

Calendario estimado (según normativa vigente):

• • Empresas (personas jurídicas): 1 de enero de 2026.
    
  • Autónomos (personas físicas): 1 de julio de 2026.

¿Se podrá seguir facturando en papel?

Sí, pero con matices importantes:

• • El papel solo podrá utilizarse como copia entregada al cliente.
    
  • La factura original debe generarse desde un software adaptado a los requisitos SIF.
    
  • La copia en papel no será suficiente para acreditar trazabilidad ni integridad si el sistema de origen no cumple con la normativa.
    

En resumen: el papel no desaparece, pero queda relegado a un rol secundario.

¿Qué pasa con las facturas en PDF?

El PDF seguirá existiendo, pero solo será válido cuando:

• • Se genere dentro de un software homologado o adaptado.
    
  • Incluya la información estructurada requerida y el registro interno obligatorio.
    

Un PDF creado manualmente desde Word, Excel o herramientas similares no cumple con la normativa y no tendrá validez como factura emitida por un sistema conforme.

Registro y trazabilidad en la AEAT

Cada factura generada por un sistema conforme debe quedar registrada con:

• • Identificador único.
    
  • Huella digital.
    
  • Log de eventos (creación, modificación permitida, anulación).
    

Si el sistema opera en modalidad VeriFactu, puede enviar estos registros automáticamente a la AEAT.

Cambios centrales del reglamento

El nuevo reglamento SIF introduce:

• • Requisitos técnicos para impedir manipulación.
    
  • Formatos estandarizados de información.
    
  • Trazas y metadatos obligatorios.
    
  • Sistemas de conservación digital prioritaria.
    

Afecta a todas las empresas y autónomos que emiten facturas.

¿Cómo adaptar tu negocio a VeriFactu?

La adaptación debe iniciarse con antelación para evitar sanciones.

1. Revisar tu software de facturación

• • Comprobar si tu proveedor ha presentado la Declaración Responsable.
    
  • Verificar si cumple el RD 1007/2023.
    
  • Confirmar si está preparado para modalidad VeriFactu.
    

2. Validar compatibilidad de PDFs

Los PDFs generados deben incluir trazabilidad y metadatos, no solo la imagen de la factura.

3. Planificar la digitalización

Si aún conservas facturas en papel, es recomendable migrarlas a un sistema digital, aunque no existe obligación retroactiva.

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Preguntas frecuentes sobre papel o PDF VeriFactu