Nuevas obligaciones de Facturación Electrónica para autónomos

La facturación electrónica ya no es una opción, sino una obligación que todos los autónomos deberán adoptar en los próximos años. Con la implementación gradual de la Ley Crea y Crece, la digitalización de la facturación es necesaria para el cumplimiento fiscal. 

Pero además de ser obligatoria, la facturación electrónica también aporta múltiples ventajas a los profesionales que la adoptan.

A lo largo de este artículo de Bonet Asesores, exploraremos en profundidad las implicaciones de la factura electrónica, los plazos de implementación, los requisitos legales, las ventajas y los riesgos de no cumplir con esta normativa.

¿Qué es la Factura Electrónica y Por Qué es Obligatoria?

La factura electrónica no es otra cosa que la versión digital de la factura en papel. La diferencia es que existen requisitos técnicos y legales para que tenga validez.

Su obligatoriedad viene de la Ley Crea y Crece, que busca digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes, combatir la morosidad y dar más transparencia a los pagos. En otras palabras, se trata de hacer las cosas más ágiles y seguras para todos.

Pero la facturación electrónica no es solo un tema de control fiscal; también es una gran oportunidad para digitalizar y automatizar los procesos de facturación. Para que sea válida, hay que tener en cuenta algunos puntos clave:

• • Formato estructurado: Las facturas deben generarse en formatos electrónicos específicos como XML CII, UBL o FacturaE, compatibles con la Agencia Tributaria.
  • Firma electrónica: Para garantizar la autenticidad e integridad del documento, se necesita una firma electrónica avanzada.
  • Almacenamiento digital: Debes guardar tus facturas electrónicas durante al menos cuatro años, siempre accesibles para auditorías.
  • Interoperabilidad: Los sistemas de facturación deben comunicarse sin problemas con otras plataformas y software de terceros.

Quiénes Deben Implementar la Factura Electrónica

A partir de ahora, si eres autónomo y trabajas con otras empresas o profesionales, la facturación electrónica será obligatoria para ti. Ahora bien, hay algunas excepciones importantes que debes conocer:

• • Si vendes a clientes finales (B2C), no tienes que preocuparte. La facturación electrónica solo es obligatoria en operaciones entre empresas y autónomos.
  • Si trabajas con empresas o clientes fuera de España, de momento, estás exento. Aunque a partir de 2030, será obligatoria para operaciones dentro de la UE.
  • Las facturas simplificadas (como los tickets) pueden quedar fuera, siempre que cumplan con los requisitos del artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.
  • Si eres autónomo y facturas a la Administración Pública, pero como persona física, tampoco necesitas facturar electrónicamente.

Eso sí, aunque puedas estar en una de estas excepciones, es probable que termines usando la facturación electrónica porque muchos de tus clientes o proveedores la van a exigir.

Fechas Clave para la Implementación

La facturación electrónica en España llegará poco a poco, dependiendo del volumen de facturación de cada autónomo. Estos son los plazos estimados para su implantación:

• • Si facturas más de 8 millones de euros al año, la factura electrónica será obligatoria un año después de la aprobación del reglamento. Si el reglamento se aprueba en 2025, tendrás que adaptarte a principios de 2026.
  • Si facturas menos de 8 millones de euros al año, tendrás un poco más de margen. La obligación llegará dos años después de la aprobación del reglamento, es decir, previsiblemente a principios de 2027.

Estas fechas son aproximadas y dependen de cuándo se apruebe definitivamente el reglamento, que se espera para 2025.

Además, a partir del 1 de julio de 2025, el uso del sistema Verifactu será obligatorio, por lo que lo más recomendable es empezar a usar la factura electrónica cuanto antes.

En Bonet Asesores, te acompañamos en este proceso para que la transición sea lo más sencilla posible. Si tienes dudas o necesitas asesoramiento, contáctanos y te ayudamos a digitalizar tu facturación sin complicaciones.

Requisitos Legales para Cumplir con la Facturación Electrónica

Adaptarte a la factura electrónica es un proceso que debe hacerse paso a paso. Por eso, aquí te contamos qué necesitas cumplir para estar al día con la normativa y evitar problemas.

Emisión y recepción de facturas electrónicas

Los autónomos deberán generar, enviar y recibir facturas electrónicas a través de plataformas privadas autorizadas o utilizando la solución pública de la AEAT.

Registro de facturas

Si optas por no usar la solución pública de la AEAT, tendrás que enviar una copia de tus facturas en formato FacturaE a la Agencia Tributaria para que haya un control adecuado.

Seguimiento del estado de las facturas

Tanto el emisor como el receptor tienen que informar a la administración sobre el estado de cada factura, incluyendo:

• • Si la factura ha sido aceptada o rechazada (total o parcialmente) y la fecha en la que se tomó la decisión.
  • Si la factura ha sido pagada en su totalidad y cuándo se realizó el pago.
  • Si se han hecho pagos parciales, indicando las fechas y los importes.
  • Si la factura ha sido cedida a un tercero, especificando quién la ha recibido y cuándo.

Interconexión e interoperabilidad

Las plataformas de facturación electrónica deben permitir una comunicación fluida entre diferentes sistemas, garantizando que todo el mundo pueda intercambiar facturas sin problemas.

Conservación de facturas

Los destinatarios de las facturas electrónicas deben guardarlas durante al menos cuatro años, asegurando que sean accesibles en cualquier momento.

Accesibilidad y descarga

Los proveedores de facturación electrónica deben permitir visualizar, descargar e imprimir las facturas de forma sencilla.

Registros obligatorios

Para cumplir con la normativa, también hay que mantener de forma electrónica los siguientes registros:

• • Registro de facturas emitidas.
  • Registro de facturas recibidas.
  • Registro de bienes de inversión.
  • Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Formatos aceptados para la factura electrónica

Para que una factura electrónica sea válida, debe estar en un formato estándar reconocido por la Administración Pública y las empresas. Los formatos permitidos son:

• • XML CII: Formato universal del CEFACT de la ONU.
  • UBL: Basado en la norma ISO/IEC 19845:2015, utilizado en facturas y notas de crédito.
  • EDIFACT: Un estándar internacional según la norma ISO 9735.
  • FacturaE: Específico de España, con firma electrónica para garantizar seguridad y autenticidad.

Garantía de autenticidad y seguridad

Es imprescindible que las facturas electrónicas sean seguras y verificables. Para ello, deben cumplir con uno de estos métodos de autenticación:

• • Firma Electrónica Avanzada: Garantiza la identidad del emisor y la integridad de la factura, según el Reglamento eIDAS.
  • Tecnología EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Un sistema seguro para transmitir documentos electrónicos entre empresas.

Ventajas de la Facturación Electrónica para autónomos

Si eres autónomo, la facturación electrónica no solo es una obligación, también puede convertirse en tu mejor aliada. Te contamos por qué:

• • Menos morosidad, más rapidez en los pagos
    Al estar todo digitalizado y con mejor trazabilidad, se espera que los clientes paguen antes, evitando retrasos y problemas de cobro.
  • Mayor control sobre tu facturación
    Todo queda registrado de forma automática, lo que facilita el control tributario y reduce el riesgo de errores en las declaraciones.
  • Ahorro de tiempo
    Olvídate de perder horas creando facturas manualmente. El proceso es más rápido y eficiente.
  • Menos errores
    Los errores manuales en facturación se reducen considerablemente gracias a la automatización.
  • Cumplimiento fiscal más fácil
    Cumplir con Hacienda será más sencillo y ordenado, sin sustos ni imprevistos.
  • Deducción de gastos más clara
    Las facturas digitales permiten justificar tus gastos deducibles de forma más sencilla, lo que puede traducirse en un ahorro en impuestos.
  • Automatización total
    Creación, envío, recepción y almacenamiento de facturas, todo en automático. Menos trabajo manual, más eficiencia.
  • Más transparencia y trazabilidad
    Podrás hacer un mejor seguimiento de tus operaciones comerciales, lo que aporta seguridad y confianza en cada transacción.
  • Reducción de costes
    Olvídate de imprimir, archivar y enviar facturas en papel. La digitalización reduce gastos y optimiza recursos.
  • Relaciones empresariales más ágiles
    Cada vez más empresas trabajan con facturación electrónica, por lo que adaptarte te permitirá mantener y mejorar tus relaciones comerciales.
  • Mejor gestión del IVA y de los pagos
    El sistema facilita la recaudación del IVA y mejora la puntualidad en los procesos de pago.

Además, usar un software de facturación electrónica te ayudará a gestionar todo de manera sencilla y cumpliendo la normativa vigente.

¿Quieres ponerte al día con la facturación electrónica sin complicaciones?

En Bonet Asesores, te ayudamos a implementar un sistema que se adapte a tu negocio, para que factures con total tranquilidad. Consúltanos y nos encargamos de todo.

Verifactu en detalle: cómo funciona y para qué sirve

Verifactu es el reglamento de la Ley Antifraude, y su objetivo es regular los programas de facturación y contabilidad para evitar el fraude fiscal. Sus características son:

• • Regulación específica: Afecta a quienes usan programas de facturación y a quienes deben facturar electrónicamente en operaciones B2B (entre empresas) y B2C (a consumidores finales).

  • Control de los programas de facturación: La Ley Antifraude impone requisitos específicos a los programas que se usan para emitir facturas.

  • Plazos de adaptación: El sistema Verifactu será obligatorio a partir del 1 de julio de 2025, por lo que las empresas y autónomos deben asegurarse de que sus programas cumplen con la normativa.

  • Software homologado: Desde julio de 2025, solo se podrán vender programas de facturación que estén homologados según la Ley Antifraude.

  • Fechas clave para la adaptación: Los autónomos deberán adaptarse antes del 1 de julio de 2026.

¿Qué es la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude es una normativa que establece requisitos obligatorios para los programas de facturación y contabilidad, con el fin de evitar la manipulación de datos y reducir el fraude fiscal.

Diferencia con la Ley Crea y Crece:

Mientras que la Ley Crea y Crece obliga a emitir facturas electrónicas, la Ley Antifraude regula los programas con los que se emiten esas facturas.

Puntos clave de la Ley Antifraude:

• • Regulación de programas de facturación: La norma se publicó en el BOE el 17 de octubre de 2024, mediante la Orden HAC/1177/2024.
  • Plazos de adaptación: Para julio de 2025 los desarrolladores de software solo podrán vender programas homologados. Exactamente un año después, los autónomos deberán haber actualizado sus programas de facturación.

¿Cuál es la relación entre VERIFACTU y la Ley Antifraude?

Verifactu es el reglamento que da forma a la Ley Antifraude en lo que respecta a los programas de facturación. Es decir, la Ley Antifraude establece el marco legal y Verifactu define cómo deben funcionar los programas de facturación.

Las consecuencias de no cumplir con la facturación electrónica

No cumplir con la facturación electrónica puede salirte caro. Las sanciones van desde multas por retrasos hasta graves penalizaciones por usar software no autorizado.

Sanciones por incumplimiento:

• • Retrasos en la notificación de facturas: Multa de hasta el 0,5% del importe total de la transacción.

  • Multas trimestrales: Desde 300 € hasta 6.000 € por cada trimestre en el que no cumplas con la normativa.

  • Falta de registros contables adecuados: Multas que van desde 150 € hasta 6.000 €.

  • Uso de software ilegal: 50.000 € de penalización por cada año de uso de un programa no homologado.

  • No usar factura electrónica en ventas B2B: Multa de 10.000 €.

  • Facturar en formatos no permitidos (PDF, Word, Excel): Multa de 10.000 €.

Para evitar sorpresas, lo mejor es anticiparse. Revisa qué programa de facturación usas y asegúrate de que cumple con la normativa. Si necesitas ayuda para entender cómo afectarán estos cambios a tu negocio, en Bonet Asesores podemos asesorarte.

No dejes la adaptación para el último momento. Contáctanos y te ayudaremos a cumplir con la normativa sin complicaciones.

Contenido obligatorio en una factura electrónica

Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con ciertos requisitos mínimos de contenido y características técnicas.

Formatos aceptados

Las facturas electrónicas deben generarse en un formato estandarizado que garantice su compatibilidad con la tecnología actual:

• • XML CII: Formato universal del CEFACT de la ONU, válido para todo tipo de facturas.
  • UBL (Universal Business Language): Utilizado para facturas y notas de crédito, conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
  • EDIFACT: Formato estándar internacional según la norma ISO 9735.
  • FacturaE: Específico de España, emplea firmas XML y cumple con el estándar XAdES para garantizar seguridad y autenticidad.

Garantía de autenticidad y seguridad

El origen y la integridad de la factura deben estar asegurados mediante alguno de estos métodos:

• • Firma Electrónica Avanzada: Cumple con el Reglamento eIDAS y garantiza la identidad del emisor y la validez del documento.
  • Tecnología EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Permite la transmisión segura de documentos electrónicos a través de un proveedor de servicios autorizado.

Bonet Asesores: la solución para adaptarse a la facturación electrónica

La facturación electrónica es ya una realidad, y en Bonet Asesores podemos ayudarte a dar el paso sin complicaciones. Nos aseguramos de que tu empresa o negocio cumpla con la normativa, evitando sanciones y facilitando la transición.

Te guiaremos en la elección del software adecuado, la implementación de los nuevos requisitos y la gestión de tus facturas electrónicas de forma sencilla y eficiente.

No dejes que los cambios te pillen desprevenido. Confía en nosotros y adaptarte será más fácil de lo que imaginas. Estamos aquí para hacerte la vida más fácil.

Preguntas frecuentes acerca de las nuevas obligaciones de Facturación Electrónica para autónomos